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回单服务

 货运回单功能结构图

一、签收回单的定义

签收回单是发货客户在明轩物流公司托运货物后,物流公司将货物送达客户处,收货客户正常签收后,为客户提供原件签收单返还的服务。例如,客户甲通过明轩物流托运衣服给客户乙,为证明公司已按要求将衣服完好交给乙,物流公司必须向甲出示乙已经收到货物的凭证,这凭证就是客户乙签收的签收单。通常情况下签收回单是作为结款的依据。

二、分类

根据签收回单的来源和返回方式,签收回单可分为四类。

1.原件签收

2.原件传签

3.网点签单

4.网点传签

三、始发部门签收单操作

1.签收单标准制作

(1)在制作签收单时必须要写上:代单号、目的站、收货人、收货人电话、签收单种类。如签收单种类为原件签收时,必须盖部门原件签收回单专用章,便于到达部门分类管理,便于辨认。

(2)在填开签收单时,系统将提示是否需要打印签收单信封,直接打印即可;对于有个性化要求的客户,必须在打印前填写好具体的个性化要求,确保到达部门清楚相关信息。

2.签收单制作辅助措施

将签收单信息包括代单号、目的站、收货人、收货人电话、签收单种类、原件签收回单专用章(签收单种类是原件签单的)以及发货方的个性化要求(第1条标准)打印在一张白纸上,与签收单一并装人信封内。如出现签收单信封丢失时,仍然能够正确引导客户填写签收单,降低签收单的不合格率。

3.签收单交接

始发部门货物出发时,部门人员必须将签收单交接给司机,并让司机在单据交接单上签名确认,保证货单同行。

4.签收单跟进与检查

每日对本部门发出货物的签收单进行跟踪(运单号、目的站、走货方式、客户资料、规定返回日期、实际返回日期等,及时与运作中心“签收回单”管理员核对返回情况),并做好相关记录,对逾时未返签收单进行督促返回。主要核实两项内容:一是核实签收回单原件及信封制作标准是否规范与合格;二是核实终端部门返回签收单的数量(应返与实返数量是否一致)及签收是否正常,并对签收单分类整理、妥善管理,做好相关记录工作。

四、运作中心签收单操作

1.签收单交接

车辆进港运作中心后,司机将签收单交接给相关柜台人员并进行交接确认。

2.签收单检查

(1)检查签收单制作是否合格,包括签收单信封上是否打印有代单号、目的站、收货人、收货人电话、签收单种类、个性化需求。

(2)开单有原件签单的,检查始发部门是否盖有部门原件签收回单专用章。

(3)如发现签收单制作不合格,将签收回单缺失信息进行补充,到合格为止,并及时将异常情况通过“异常信息”模块进行反馈。

3.签收单分拨交接

根据货物目的站,对签收单进行分拨,保证货物出港时,货单同行。核对“签收回单”原件是否按规定操作(即原件“签收回单”随单同行),并与司机交接确认。

4.签收单跟进催返

每日对已签收逾时未返和项目客户特殊返回时效要求的签收单进行催返并跟进返单情况。

5.签收单的返回交接

签收单管理员对终端部门返回签收单进行交接确认。

6.返回签收单的检查

(1)检查签收单返回数量是否正常,有遗漏在异常反馈时间内反馈给上一环节;

(2)签收单签收是否合格,不合格则返回重签;

(3)检查终端部门是否将已签收的签收单扫描图上传至系统,且核实是否合格。

7.返回营业部

对检查合格的签收单进行分拨返回,并做好交接。

8.统计分析

统计当日签收单返回情况,将应返回票数、未及时返回票数、返回及时率、未返回明细表上报至时效管理部签收单管理员;对签收单扫描不合格的及时反馈异常,并做成表格上报至时效管理部签收单管理员备案。

五、终端部门签收单操作

1.签收单交接

车辆到达终端部门后,司机必须将签收单交接给柜台人员进行交接确认。如该货需中转外发,外发时,终端部门需将货物签收单交接至外发公司,保证货单同行,并要求外发公司按照签收单信封上的要求引导收货方签收,并在规定时间内返回终端部门。

2.签收单检查

终端部门柜台工作人员必须检查签收单信封制作是否合格,如不合格,应及时反馈异常信息至上一环节。

3.签收单标准签收

送货或自提货的情况,在客户签收时,终端部门人员应引导客户按要求填写签收单。如是外请车送货,营业部务必对外请司机培训到位,按标准要求签收。

4.签收单催返(中转外发)

签收单管理员每日对已签收逾时未返和项目客户特殊返回时效要求的签收单进行催返并跟进返单情况。

5.签收单扫描

对已签收的签收单进行扫描上传系统,如不合格必须配合始发部门进行重签或补签。

6.整理返回

整理部门每天已签收的签收单,并在公司规定时间内返回至运作中心。

六、整车业务签收单操作

(1)对于公司所有整车运输业务,又有签收单返回要求的情况,如该整车经过公司自有网点时,签收回单返回责任由公司自有网点承担,返回时效与专线货物返回时效一致。

(2)对于公司所有整车运输业务,又有签收单返回要求的情况,如该整车不经过公司自有网点时,签收回单的返回责任由该整车业务司机承担;若该车辆为外请车辆,则由请车部承担,请车人员在请车时,必须将支付司机整车运费15%先行扣压,要求在签收后15天内,凭签收回单进行结算。

七、签收单操作的注意事项

(1)在制作原件签收单时必须要写上:代单号、目的站、收货人、收货人电话、原件签收回单专用章。方便到达部门对签收单进行分类,并便于辨认。

(2)对于有个性化要求的客户,必须在打印前填写好个性化要求,确保到达部门能清楚明了地看到相关的信息。

(3)到达部门必须按照系统内或者签收单信封上的注意事项正确引导客户在签收单上签名。

(4)原件签收单和网点签收单一律不得返回复印件,除非是开单部门备注要求返回复印件。

(5)一旦货物出现异常则客户会拒签签收单,送货员要尽量说服客户至少要签出仓单,并写明异常签收、实际收货件数、异常情况;并将异常情况告知始发部门,由始发部门通知发货人进行处理。

(6)对于始发部门不能补单的,则征得始发部门同意返回出仓单或返回客户的收货凭条。

(7)签收单返回有相应时效,列入营业部绩效考核。

(8)各节点标准交接和检查是有效保证签收回单安全与合格的措施,上环节对签收回单的跟进是对下一节点的监督。
 

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